Руководилац Службе: Марија Тодоровић, Архивски саветник
034 336-251, 336-252, локал 17.
spoljnasluzba@istorijskiarhivsumadije.com
Служба заштите архивске грађе ван архива обавља делатност превентивне заштите јавне архивске грађе код стваралаца, чије се седиште налази на подручју Шумадијског региона одн.Града Крагујевца и Општина: Аранђеловац,Топола,Лапово, Баточина,Кнић и Рача.
Делатност превентивне заштите обухвата вршење стручног надзора код стваралаца и ималаца
архивске грађе са циљем отклањања утврђених неправилности у канцеларијско-архивском
пословању, израду подзаконских аката за валоризацију архивске грађе у настајању, излучивање безвредног регистратурског материјала, преузимање регистратурски сређене и пописане архивске грађе активних стваралаца и правних лица престалих са радом код којих нико није преузео права и обавезе.
Служба води евиденције о регистрованим ствараоцима и квалитету и квантитету непреузете архивске грађе на терену ради обезбеђења неопходних предуслова за планску примопредају вредне архивске грађе архиву.
Преузимање архивских фондова од правних и физичких лица у складу са архивистичким стандардима захтева додатну едукацију администратора и стечајних управника – предавалаца архивске грађе, коју служба редовно спроводи ради повећања доступности и информативности преузетих архивских фондова.
Квалитетна превентивна заштита архивске грађе ван архива као гарант физичког интегритета и континуитета непреузетих архивских фондова нужно захтева усавршавање архивског кадра, праћење законске регулативе и унапређење стручне методологије рада . У вези са тим једна од активности Службе заштите ван архива је и учешће у раду међународних и регионалних стручних архивистичких скупова посвећених унапређењу и модернизацији стручне методологије рада у области превентивне заштите јавне архивске грађе.